2016-ban mindennapjainkat a rohanás jegyében éljük. Ha befejezünk x teendőt, újabb x+1 számú új dolog tornyosul előttünk. Hétfőtől péntekig tartó rohanás, alig várjuk a hétvégét, amikor rohanhatunk bevásárolni, hogy azután pár órát pihenéssel töltsünk. Mindig van valami intéznivaló, valami, amit egész héten tologatunk magunk előtt. Listákat írunk, emlékeztetőket állítunk be a telefonunkon, és ha nincs előttünk a naptárunk, nem egyeztetünk semmit, nehogy boruljon az egész rendszer.

Agilis módszertan a családokban

Vegyünk példának egy kétgyermekes családot. A probléma ugyanez, csak nagyban. Amíg az egyik gyerek zongoraórán, a másikért rohanni kell az oviba, majd rohanni bevásárolni, és mire 10 percet együtt töltene a család, a szülők már a másnapi to-do-listet írják fejben.

Erre minden család más megoldást, vagy túlélő-stratégiát alkot, nincs két egyforma módszer. Sokan megfogadjuk, hogy mi kicsit másképp fogjuk szervezni a családi életünket. Mi nem fogunk este ingerülten hazaesni és mi meghallgatjuk gyermekeink beszámolóit, őszintén örülve sikereiknek és támogatóan reagálva nehézségeikre.

Jeff Sutherland egy meglepő párhuzamot állított, melyet ő maga is alkalmazott saját életében. Ami egy szoftverfejlesztési projektet sikerre vezet, az a családi ”projektekkel” is ugyanezt teszi? Shuterland-ék az agilis módszertant vezették be hétköznapjaikba. Ebben az időben a cégek többsége a vízesés-modellt alkalmazta, ahol a vezetők kiosztották a feladatokat, amelyek csak lassan „csorogtak le” a fejlesztőkhöz, azonban velük nem konzultáltak a folyamatban. Ebben a folyamatban nincs lehetőség reagálni a folyamat közben felmerülő problémákra, amivel a rendszer merevvé válik, nem csoda hát, ha a projektek jó része megbukik. 

 A megoldás után kutatva olyan rendszert szeretett volna, ahol az ötletetek nem csak felülről lefelé áramolhatnak, hanem lentről fölfelé is, és valós időben módosulhatnak. Ennek tipikus példája a scrum módszer, melynek gyökerei két japán kutató, Hirotaka Takeuchi és Ikujiro Nonaka, ’86-os cikkéig (The new product development game) nyúlnak vissza, melyben a szerzők a gépgyártásban és elektronikai termékfejlesztési projekteket vizsgáltak meg. Ezekben ahelyett, hogy előre rögzített, pontosan definiált szakaszokban végeznék el a feladataikat, a folyamat a résztvevők együttműködésének eredményeként formálódik.

Az önszerveződő csapaton belül meghatározzák a szerepeket (scum master, fejlesztő, product owner), majd definiálják az elvégzendő feladatokat, prioritást rendelve hozzájuk (backlog). Ezután a csapat meghatározza, mennyi feladatot tud elvállalni egy következő ciklusra. Egy sprint 2-4 hetes periódust jelent, és minden sprint végén megtörténik a visszacsatolás is (sprint kiértékelés). A rendszer rugalmas, képes alkalmazkodni a felmerülő problémákra.

Bruce Feiler népszerű író is sikeresen alkalmazza ezt a módszert Shuterlandék példáját követve a családi élet megkönnyítésére, immár több éve. Minden héten összeülnek, családi megbeszélést tartva, és három kérdést tesznek fel: mi működött jól ezen a héten, mi nem működött jól, és min fogunk dolgozni a következő héten? A reggeli ellenőrzőlistával pedig a szülők számonkérései felére csökkentek. A reggeli mellett végigmennek a szülők a checklist-en, amelyen minden gyerek bejelöli, mit végzett el. Az önmagukat menedzselő csoport (a család) saját magának állít fel célokat, illetve egy-egy elmaradt feladat, vagy szabály be nem tartása esetén pedig a büntetést is saját magának határozza meg. Feiler tapasztalata szerint ebben az volt a legmeglepőbb, mennyire szigorúak magukkal a gyerekek, ha a büntetésekről van szó.

Az agilis módszertan mint személyes produktivitás eszköze

A módszer nem csak családokban, hanem akár egyszemélyes csoportban is alkalmazható. Dustin Wax cikkében (Scrum for One) összegzi, hogy a scrum módszertan mely elemei alkalmazhatóak az egyéni célok eléréséhez. Ebben kiemeli a rövidtávú, konkrét célok megfogalmazását, illetve az állandó önreflexió, és az egyéni adottsághoz való alkalmazkodás fontosságát.

A sikerhez nincs szükség nagy tervekre, csak kis, következetes lépésekre és folyamatos visszacsatolásra. Ez igaz a családi életben, a munkában és a személyes célok elérésében is. A hosszú távú tervek szintén hasznosak, azonban érdemes ezt felosztani megvalósítható részletekre, mely vezérfonalként szolgálhat a nagyobb célok eléréséhez. Talán ez az egyik legnagyobb tanulság, amit magunkkal vihetünk mindennapjainkba.

Egyéni karrier és business coaching - Simon&Mayer