Úgy érzed, egyre nehezebb teljesítened a munkahelyeden, mert nem tudod számon tartani a feladataidat és a határidőidet? Nem vagy egyedül a problémával, hiszen gyakorlatilag mindenkinek, aki csapatban dolgozik, elkerülhetetlenül sok energiát kell arra fordítania, hogy együtt, egy tempóban tudjon dolgozni más emberekkel. De nem feltétlen kell elveszettnek érezned magad közben: lássuk, milyen segítséget nyújthatnak a legjobb időgazdálkodással foglalkozó applikációk!

Daniel Levitin amerikai idegkutató szerint a hatékony időgazdálkodás alapja a szervezettség. Ha a rendszered jól működik, ennek segítségével egyre kevesebb idegi erőforrást kell áldoznod a napi szintű döntéshozatalra – azaz kevesebbet kell gondolkoznod az életvezetéseden. Mindez átvezethető a munkahelyi elvárások terepére is, ahol a produktivitás mindennél hangsúlyosabb elvárás, tehát elképesztően fontos, hogy működőképes, jobb esetben mások által is érthető rendszereket alakíts ki magad körül.

A csapatmunkához: Trello

A kép forrása: Trello

A legtöbb csapatmunkában részfeladatokra bontható a működés, innentől kezdve pedig egymásra várva vagy éppen párhuzamosan folyhat a feladatok végrehajtása. Mindennek észben tartása jó esetben a főnök feladata, de nektek is segítség az, ha átlátjátok a folyamatot, és azt, hogy ki hol tart, minek mikor kéne elkészülnie. A vizualitás mindebben nagy segítség, amit a Trello nevű ingyenes alkalmazás ügyesen kivitelezve tud nyújtani. Kártyák segítségével rendezhetitek el benne a részfeladataitokat, úgy, hogy azt minden csapattag átláthassa. Nagyon hasznos, mert minden egy helyen van benne, nem kell külön táblázatokat, szoftvereket használni hozzá. Ha rá tudtok szokni a rendszeres használatára, könnyebben fogjátok tudni összehangolni egymás és saját magatok erőforrásait, és ez az eredményekben is meg fog mutatkozni.

A munkahelyi kommunikáció könnyítéséhez: Slack

Kép forrása: Slack

Egy bizonyos létszám felett már egyszerűen nem elég kimenni a konyhába, és mindent átbeszélni, vagy csak odaszólni a közvetlen asztalszomszédaidnak egy-egy kis információ morzsáért. A „konyhamódszer” rendben is van egy bizonyos határig, viszont az már nagyon terhessé tud válni, ha minden apró kis kérdés miatt emailezgetned kell. A munkahelyi témájú chateléshez pedig furcsa és zavaró lenne használni a Facebook Messengert, úgyhogy kell valami köztes megoldás – erre jó a Slack! Ez egy olyan kommunikációs alkalmazás, ahol a munkatársaidnak írhatsz gyors kérdéseket, és kaphatsz gyors válaszokat. Külön jó hír, hogy a Slacken nem kell a formaságokkal sem vesződni. Ezen kívül projekt szerint csoportokat is kialakíthattok, amit minden csapattag néz, ennek segítségével szintén gyorsabban elérhetővé válnak olyan információk, amik a projekt előrehaladására vonatkoznak, de nem feltétlenül tudod, hogy kit kell megkérdezned róluk.

A különböző projektekkel töltött idő méréséhez: We Worked

Kép forrása: We Worked

Amikor egyszerre több projekt fut egy vállalatban, akkor könnyű beleszaladni abba a hibába, hogy már nem is tudjuk számon tartani azt, mire mennyi időt fordítunk. Így persze nehéz is megmondani, hogy mi lenne az optimális. Ahogyan a saját költségvetésünk tervezésekor, az időgazdálkodás tervezése esetén is szükség van empíriára: tudnunk kell, mire mennyi idő megy el, hogy láthassuk, hol tudnánk javítani. Ebben segítségünkre lehet a We Worked, amiben rendszeresen vezetve össze lehet számolni, hogy a különböző csapattagok mennyit és mivel foglalkoztak a munkaidejük alatt. Munkavállalói szempontból is hasznos, mert pontosan számot tudsz adni a tevékenységeidről a munkaadódnak, ha kérdezik. Felhasználhatod később arra, hogy változtatásokat kezdeményezz a munkaszervezésben, vagy akár fizetésemelést kérj a főnökeidtől. Ráadásul sokkal menőbb, mint egy excel-táblázat vagy a papíralapú munkaidőelszámolás.

Ezek voltak a mi kedvenceink, de természetesen létezik többféle is. Ti milyen segítséget vesztek igénybe az munkával töltött idő optimalizálásához?